Seuls 6 % des entreprises belges utilisent un système de gestion de l’absentéisme comme un logiciel. C’est dommage, car avec un tel outil, vous disposez toujours d’une vue d’ensemble pratique de l’absentéisme au sein de votre organisation et pouvez prendre des mesures ciblées. Sans ces informations automatisées, il est difficile de réduire les coûts liés à l’absentéisme, la charge de travail administrative de vos collaborateurs des RH augmente, vous ne savez pas où ni quand rectifier le tir… Bart Teuwen et Diederik Benders vous expliquent tout.
Que fait exactement le logiciel d’absentéisme ?
Diederik : « Notre logiciel d’absentéisme vous aide à centraliser en toute sécurité toutes vos données liées à l’absentéisme. Il ancre vos procédures d’absentéisme dans votre organisation et vous donne une vue d’ensemble claire de votre situation et de vos chiffres en matière d’absentéisme. Où les résultats (ne) sont-ils (pas) bons ? Un département en particulier nécessite-t-il une attention particulière ? »
« La plateforme envoie des notifications pour que vous sachiez ce que vous devez faire et à quel moment pour chaque dossier. Mais vous pouvez aussi définir votre processus de réintégration (et ainsi répondre à vos obligations légales), organiser des entretiens d’absentéisme et rédiger des rapports, prendre des mesures préventives en matière de santé mentale… Tout est réuni pour que vos collaborateurs soient heureux. »
Bart : « Les supérieurs hiérarchiques suivent par exemple souvent des formations pour apprendre à mener des entretiens d’absentéisme. S’ils doivent seulement mener un tel entretien six mois plus tard, la théorie est déjà loin. Un logiciel d’absentéisme les aide en leur donnant des conseils et des outils supplémentaires comme des modèles. »
En tant qu’employeur, pourquoi devrais-je investir dans un logiciel de gestion de l’absentéisme ?
Bart : « La nécessité de gérer rigoureusement l’absentéisme ne cesse de croître dans notre pays, et les entreprises ont encore beaucoup de progrès à faire en termes de suivi. En effet, elles ont rarement une bonne vue d’ensemble. Un fichier Excel ne suffit pas pour assurer le suivi de l’absentéisme. TeamFlows est un logiciel prêt à l’emploi, disponible en français, néerlandais et allemand. Il contient tous les modules nécessaires pour assurer le suivi de l’absentéisme et améliorer la situation. D’après notre expérience, un tel suivi précis permet à lui seul d’élever le seuil d’absentéisme dans les organisations. »
« Depuis que la législation sur la réintégration a été modifiée, les employeurs ont également plus d’obligations légales en cas d’absentéisme : ils doivent proposer un travail adapté, s’acquitter d’une cotisation de responsabilisation en cas d’incapacité de longue durée… Au cours de la prochaine législature, nos gouvernements s’engageront encore davantage à réintégrer les malades de longue durée sur leur lieu de travail. »
Pourquoi avez-vous décidé d’unir vos forces ?
Diederik : « Nos expertises se complètent parfaitement : nous sommes dès lors en mesure de proposer une offre globale de services aux employeurs. Mensura conseille les entreprises dans leur trajet relatif à l’absentéisme, tandis qu’Otherside at Work leur offre le soutien technique d’un logiciel. Nous réfléchissons ensemble et collaborons intensément en coulisses pour chaque client. »
Bart : « Nous partageons aussi nos connaissances pour nous améliorer. Quand Otherside at Work teste de nouvelles fonctionnalités du logiciel aux Pays-Bas, nous l’aidons pour la préparation et planifions déjà les étapes suivantes pour le marché belge. »
D’après vous, quelles sont les différences entre les marchés belge et néerlandais ? Et comment en tenez-vous compte lorsque vous conseillez les employeurs ?
Bart : « La Loi 'Verbetering Poortwachter' est en vigueur aux Pays-Bas. L’employeur doit continuer à verser le salaire de tout travailleur malade pendant un maximum de deux ans. Ensuite, le gouvernement évalue l’entreprise : quelles mesures a-t-elle prises pour que le travailleur puisse reprendre rapidement le travail ? Si elle n’a pas fait suffisamment d’efforts, elle doit payer une amende. Les entreprises néerlandaises se soucient dès lors généralement plus de l’absentéisme. Le marché des logiciels d’absentéisme y est beaucoup plus dynamique. »
Diederik : « Otherside at Work est une entreprise néerlandaise. Nous avons ainsi pu tester et perfectionner notre logiciel pendant des années aux Pays-Bas. Et nous mettons cette expérience à profit sur le marché belge. »
Vous avez déjà aidé plusieurs employeurs à étayer leur politique d’absentéisme à l’aide d’un logiciel. Quelle valeur ajoutée apprécient-ils le plus souvent ?
Diederik : « Il suffit de cliquer sur un seul bouton pour obtenir un aperçu de l’absentéisme de toute l’organisation. Les notifications automatiques avertissent toujours le collaborateur des RH ou le supérieur hiérarchique quand il faut prendre telle ou telle mesure afin de ne rien oublier. »
Bart : « C’est surtout un système intelligent et dynamique. Par exemple, si un collaborateur indique lors d’un entretien d’absentéisme qu’il aimerait parler à un psychologue, le supérieur hiérarchique doit simplement cocher une case dans le rapport d’entretien sur la plateforme. Le système génère automatiquement une tâche de suivi afin que le psychologue en question en soit immédiatement informé. Vous donnez ainsi toujours les meilleurs conseils possibles. »
« Et la valeur ajoutée ne se résume pas à l’efficacité et à un meilleur suivi. Vous comprenez mieux les schémas de l’absentéisme, vous respectez la réglementation légale, vous parlez plus ouvertement de l’employabilité grâce aux possibilités de rapports, vos travailleurs se sentent impliqués, vous intégrez et faites durablement des efforts en matière d’absentéisme, d’une manière conviviale… Le ROI est garanti ! »
