De echte impact van verzuim? Bereken je directe en indirecte verzuimkosten

In zijn Ziekteverzuimrapport 2023 berekende SD Worx de directe verzuimkosten voor de privésector op basis van de loongegevens van 800.000 werknemers. Katleen Jacobs is legal consultant bij SD Worx en werkte mee aan het rapport: “De directe kosten van verzuim bedroegen vorig jaar 1527,63 euro per voltijdse medewerker.

Hiervoor vermenigvuldigden we het gemiddelde aantal niet-gepresteerde uren door verzuim per voltijdse werknemer met het gemiddelde uurloon over alle sectoren heen. Door dat bedrag te vermenigvuldigen met je totaal aantal vte’s, maak je een vrij accurate een inschatting van de directe verzuimkosten voor jouw bedrijf.”

“Helaas blijven zowel het kortverzuim als het middellange en lange verzuim over de jaren heen stijgen", vervolgt Katleen. “En ook een aantal andere verzuimtrends blijven overeind. Zo zijn frequente korte afwezigheden vooral een probleem bij jonge medewerkers. Oudere werknemers vallen dan weer vaker voor een langere periode uit. “Sectoren met zwaar werk en weinig flexibiliteit tekenen een veel hoger verzuim op”, vult Bart Teuwen, verzuimexpert bij Mensura, aan. “Arbeiders zijn bijna dubbel zo vaak afwezig als bedienden.”

Een bedrijf van 100 medewerkers kijkt dus aan tegen ruim 150.000 euro directe verzuimkosten. Van een eyeopener gesproken!

Katleen: “In sectoren met hoge salarissen ligt dat uiteraard hoger, want die 1500 euro is een gemiddelde over alle sectoren heen. Om de exacte kosten te berekenen voor jouw bedrijf, kan je meer specifieke cijfers gebruiken voor jouw sector of bedrijfsgrootte. Maar zelfs los van die nuance is het bedrag een vrij realistische indicatie van de impact van verzuim op je kosten. Of: hoeveel je kan besparen als je je verzuimcijfers omlaag krijgt.”

Bart: “Toch staan nog altijd veel te weinig bedrijven stil bij hun verzuim. Als ik tijdens een keynote vraag wie de verzuimcijfers van zijn bedrijf kent, dan gaan er slechts een paar handen de lucht in. Het kostenplaatje becijferen, dat doen echt maar heel weinig bedrijven.”

In het kielzog van die directe kosten komen ook heel wat indirecte kosten.

Katleen: “Klopt: de rest van het team moet overuren maken, of je zoekt vervanging – bijvoorbeeld op interimbasis. Of je bouwt al stelselmatig overcapaciteit in."

Bart: “Sommige grote bedrijven hebben een mobiele ploeg om afwezigheden op te vangen. In de zorg, bijvoorbeeld, werken ze veel met zogeheten ‘vlinders’.”

Vallen die indirecte kosten ook te becijferen?

Bart: “Om alle indirecte en niet-meetbare kosten mee in rekening te nemen, zou je volgens de literatuur je directe verzuimkosten moeten vermenigvuldigen met 2,5. Dan kom je snel uit op duizelingwekkende bedragen. Vervanging via interim of overuren zijn tot de helft duurder dan de gewone personeelskosten.

Daarnaast zijn er tal van niet-meetbare effecten van verzuim. Denk maar aan de verminderde kwaliteit en haperende dienstverlening, frustraties binnen het team en bij klanten, een domper op je werkgeversimago enzovoort.”

Katleen: “Zeker bij frequent kortverzuim wegen de niet-meetbare kosten zwaar door. Mogelijks kom je in een neerwaartse spiraal terecht van nog meer verzuim of zelfs verloop. Schenk dus zeker voldoende aandacht aan de medewerkers die het werk van de afwezigen mee opvangen.”

Verzuim kan nooit helemaal uitgesloten worden. Hoe weet ik of de cijfers van mijn organisatie aanvaardbaar zijn?

Katleen: “Benchmarks vertellen je of je verzuimcijfers in lijn liggen met andere organisaties binnen je sector of van vergelijkbare ordegrootte. Belangrijke kanttekening hierbij: ze vertellen niets over je verzuimproblematiek op zich. Stel dat je als zorgspeler net iets beter scoort dan je sectorgemiddelde, kan je dan op beide oren slapen?”

Bart: “Verzuimbenchmarks plaatsen je cijfers in perspectief, maar je moet vooral dieper graven in je eigen data. Zit het verzuim vooral bij arbeiders of bedienden? Zijn specifieke afdelingen meer getroffen dan andere? Vallen nieuwkomers meer uit dan ervaren medewerkers? Enzovoort. Vervolgens bepaal je een streefdoel: welk verzuimcijfer is voor onze organisatie haalbaar? En hoe gaan we dat bereiken?”

Welke boodschap hebben jullie voor organisaties die kampen met hoge verzuimkosten?

Katleen: “Laat het niet langer op zijn beloop en doorbreek het taboe. Ga praten met de leidinggevenden en andere ‘voelsprieten’ op de werkvloer. Snijd het thema aan op afdelingen en bij personeelsgroepen die een hoog verzuim optekenen. Het zijn immers de signalen van de vloer die inspiratie zullen leveren voor maatregelen.”

Bart: “Communiceer de verzuimcijfers én het kostenplaatje aan je team. Dat opent de ogen over de financiële impact op de organisatie. Niet om mensen met de vinger te wijzen, maar om hen mee te nemen op weg naar oplossingen. De betrokkenheid die je zo creëert, is op zich al een buffer tegen verzuim. En tot slot nog dit: we gaan een nieuwe legislatuur in van sociaal overleg. Zet de aanpak van verzuim op de agenda van je Comité Preventie en Bescherming op het Werk (CPBW).”