Alles begint bij een visie
Het is de taak van het management om een duidelijke visie uit te werken en uit te dragen. Die visie is een duidelijk statement naar alle werknemers: waarom vindt de organisatie het belangrijk om te werken aan de aanwezigheid en de gezondheid van alle medewerkers? Alleen zo kan het management iedereen actief betrekken en engageren om zich in te zetten voor die maximale inzetbaarheid.
Verantwoordelijkheden en procedures
Het is de taak van de medewerkers en hun leidinggevenden om de visie te vertalen naar gedrag en concrete keuzes op de werkvloer. Om dat proces soepel te laten verlopen, beschrijft het management de visie zo concreet mogelijk in een reeks verantwoordelijkheden en procedures.
De verantwoordelijkheden vatten samen wat er van de verschillende rollen of functietitels verwacht wordt op het gebied van gezondheid, aanwezigheid en verzuim. Van medewerkers mag je bijvoorbeeld verwachten dat ze er alles aan doen om zo inzetbaar mogelijk te zijn. Van leidinggevenden mag je dan weer aannemen dat ze op tijd negatieve signalen oppikken bij hun teamleden. Zo kunnen ze een gesprek starten voordat die medewerker (langdurig) uitvalt.
Procedures geven aan wie wat doet op welk moment in het proces. Hoe duidelijker je die beschrijft, hoe beter je verzuimbeleid zal werken in de praktijk.
Draagvlak in de hele organisatie
Staan alle verantwoordelijkheden en procedures op papier? Dan volgt de meest uitdagende fase: ervoor zorgen dat het verzuimbeleid niet blijft liggen op de tafel van de hr-afdeling. Iedere laag van de organisatie moet zijn steentje bijdragen. Hr vervult daarbij vooral een meer ondersteunende rol.
Begin van bovenaf. Leidinggevenden moeten een rolmodel zijn voor hun medewerkers en rotsvast geloven in het verzuimbeleid. Het is dus essentieel om leidinggevenden te laten zien dat de aanpak van verzuim zoveel meer voordelen biedt dan maximale aanwezigheid. Wie zich inzet tegen verzuim en investeert in het welzijn op de werkvloer, werkt namelijk ook aan een betere productiviteit en teamsfeer. Als die aspecten goed zitten, dan lopen andere zaken in de werkomgeving automatisch veel vlotter: efficiëntie, resultaten, werkgeluk ... Bovendien profileer je je ook als aantrekkelijke werkgever – onmisbaar in de war for talent.
Zodra de leidinggevenden die what’s in it for me inzien, wordt het voor hen vanzelfsprekender om het verzuimbeleid te beschouwen als een deel van het corporate DNA – de juiste richting, iets waar ze altijd achter staan. En dan volgen de medewerkers vanzelf.
En daarna?
Je verzuimbeleid is nooit helemaal af. Het vraagt regelmatig een kritische blik en bijsturing. Alleen op die manier kan je verzuim succesvol aanpakken op lange termijn. Lees hier hoe je concreet blijft bouwen aan je verzuimbeleid.
