Verzuimsoftware: waarom een modern hr-beleid niet zonder kan

Slechts 6% van de Belgische bedrijven maakt gebruik van een verzuimmanagementsysteem zoals verzuimsoftware. En dat is zonde, want met verzuimsoftware heb je altijd een handig overzicht van de verzuimsituatie in jouw organisatie, en kan je gericht actie ondernemen. Zonder die geautomatiseerde inzichten wordt het moeilijk om je verzuimkosten te verlagen, krijgen je hr-medewerkers extra administratief werk, weet je niet waar en wanneer je moet bijsturen … Bart Teuwen en Diederik Benders geven een woordje uitleg.

Diederik: “Onze verzuimsoftware helpt je om al je verzuimgegevens te centraliseren op een beveiligde manier. Het verankert je verzuimprocedures in je organisatie en geeft je een duidelijk overzicht van je verzuimsituatie en -cijfers. Waar loopt het goed en waar niet? Is er een bepaalde afdeling die extra aandacht nodig heeft?”

“Het platform geeft je meldingen, zodat je voor elk dossier weet welke actie wanneer vereist is. Maar je kan er ook je re-integratieproces vastleggen (en dus je wettelijke verplichtingen nakomen), verzuimgesprekken organiseren en erover rapporteren, preventieve maatregelen ondersteunen voor mentale gezondheid … Alles wat je nodig hebt om van je medewerkers happy professionals te maken.”

Bart: “Leidinggevenden krijgen bijvoorbeeld vaak opleidingen over hoe ze verzuimgesprekken moeten voeren. Als ze dan pas na een half jaar zo’n gesprek moeten houden, dan zit die leerstof alweer ver weg. Verzuimsoftware helpt hen via tips en extra hulpmiddelen zoals templates.”

Bart: “De nood aan krachtig verzuimbeheer wordt alleen maar groter in ons land, en bedrijven kunnen nog veel winst boeken wat de opvolging betreft. Vaak ontbreekt namelijk het overzicht. Een Excelbestand is niet voldoende om verzuim op te volgen. TeamFlows is een kant-en-klaar pakket, beschikbaar in het Nederlands, Frans of Duits. Alle modules die je nodig hebt om je verzuimsituatie op te volgen en te verbeteren, zitten erin. Onze ervaring wijst uit dat zo’n nauwgezette opvolging alleen al de verzuimdrempel in organisaties verhoogt.”

“Sinds de aangepaste re-integratiewetgeving heb je als werkgever ook meer wettelijke verplichtingen bij verzuim: mogelijkheden tot aangepast werk voorzien, de responsabiliseringsbijdrage bij langdurige ongeschiktheid … En in de komende legislatuur gaan onze regeringen nog meer inzetten op de terugkeer van langdurig zieken naar de werkvloer.”

Diederik: “Onze expertises vullen elkaar perfect aan, waardoor we werkgevers een totaalpakket aan dienstverlening kunnen aanbieden. Mensura adviseert bedrijven in hun verzuimtraject, terwijl Otherside at Work hen meeneemt in de technische ondersteunende laag van de software. We denken samen met elkaar mee en werken voor iedere klant intensief samen op de achtergrond.”

Bart: “Door kennis te delen, worden we ook samen sterker. Wanneer Otherside at Work nieuwe features van de software test in Nederland, dan ondersteunen wij mee de voorbereiding en plannen we al vervolgstappen voor de Belgische markt.”

Bart: “In Nederland geldt de Wet verbetering poortwachter. Werkgevers moeten maximaal twee jaar lang het loon van de zieke werknemer doorbetalen. Na die twee jaar wordt je bedrijf beoordeeld door de overheid: welke acties hebben jullie ondernomen zodat de werknemer snel weer aan de slag kon? Bij onvoldoende inspanningen krijgt je bedrijf een boete. Daardoor zijn Nederlandse bedrijven in het algemeen meer bezig met verzuim; de markt voor verzuimsoftware is er veel dynamischer.”

Diederik: “Otherside at Work is een bedrijf uit Nederland, waar we onze software al jarenlang hebben kunnen testen en verfijnen. We brengen die ervaring graag mee naar de Belgische markt.”

Diederik: “Met één druk op de knop krijg je een foto van het verzuim in je hele organisatie. Dankzij de automatische meldingen weet je als hr-medewerker of leidinggevende altijd wanneer je welke stap moet zetten, zodat je niets over het hoofd ziet.”

Bart: “Het is vooral een slim en dynamisch systeem. Als een medewerker bijvoorbeeld tijdens een verzuimgesprek aangeeft dat hij eens met een psycholoog wil praten, dan hoeft de leidinggevende bij het gespreksverslag op het platform alleen maar een bepaald hokje aan te kruisen. Het systeem genereert dan automatisch een vervolgtaak, zodat de betrokken psycholoog meteen een melding krijgt. Op die manier geef je altijd de best mogelijke begeleiding.”

“En de meerwaarde zit niet alleen in die efficiëntie en betere opvolging. Je krijgt inzicht in je verzuimpatronen, je voldoet aan de wettelijke regelgeving, door de rapportagemogelijkheden ga je meer openlijk over inzetbaarheid praten, je werknemers voelen zich betrokken, je verankert en verduurzaamt je verzuiminspanningen op een gebruiksvriendelijke manier … De ROI is er altijd.”